Todoist: to do list, Kalendarz

Analiza autorstwa Appcrazy

Todoist to aplikacja produktywności od Doist Inc., którą odbieram jako połączenie listy zadań, prostego planera i miejsca do porządkowania pracy. Po kilku dniach używania szybko zauważyłem, że jej największą zaletą nie jest samo odhaczanie punktów, lecz możliwość przeniesienia całego „co mam zrobić?” z głowy do jednego, uporządkowanego systemu. To szczególnie wygodne, gdy obowiązki mieszają się ze sobą: praca, zakupy, nauka, domowe sprawy i zadania zespołowe mogą mieć własne konteksty, a mimo to pozostają dostępne w jednej aplikacji.

Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda bardzo prosto. Dodaję zadanie, ustawiam termin i przechodzę dalej. Dopiero przy regularnym korzystaniu wychodzi na jaw, że dobre efekty zależą od sposobu konfiguracji. Jeśli wrzucę do aplikacji dziesiątki przypadkowych haseł bez terminów, priorytetów i sensownego podziału, Todoist nie uporządkuje za mnie chaosu. Jeżeli jednak poświęcę chwilę na ustawienie własnego sposobu pracy, staje się praktycznym narzędziem, do którego naprawdę chce się wracać.

Gdzie najłatwiej utknąć po pierwszym uruchomieniu

Pierwsza trudność pojawia się zwykle wtedy, gdy użytkownik traktuje każdą notatkę jak zadanie. „Remont kuchni”, „przygotować prezentację” albo „ogarnąć dokumenty” brzmią jak konkretne punkty, ale w praktyce są dużymi tematami. Gdy widzę je codziennie na liście, nie mam jasnej odpowiedzi, co właściwie powinienem zrobić teraz. W Todoist lepiej rozbić taki temat na mniejsze działania: znaleźć dokument, napisać do konkretnej osoby, sprawdzić termin, wysłać plik. Dzięki temu lista zaczyna prowadzić do działania, a nie tylko przypominać o zaległościach.

Drugim częstym problemem jest nadmierne planowanie. Łatwo dodać zadanie do każdego pomysłu, nadać mu datę i zbudować kalendarz, którego nie da się realnie wykonać. Ja najlepiej korzystam z aplikacji wtedy, gdy termin otrzymują rzeczy rzeczywiście zależne od czasu. Pozostałe zadania trzymam na liście projektowej i wybieram je dopiero podczas planowania dnia. To drobna różnica, ale ogranicza poczucie ciągłego spóźnienia.

Warto też uważać na język naturalny przy wpisywaniu zadań. Todoist potrafi rozpoznać informacje dotyczące terminu bez konieczności ręcznego otwierania wszystkich ustawień. To przyspiesza dodawanie, ale czasem aplikacja odczyta fragment zdania inaczej, niż zamierzałem. Po wpisaniu zadania zawsze sprawdzam, czy data lub powtarzalność zostały rozpoznane poprawnie. Kilkusekundowa kontrola jest szybsza niż późniejsze szukanie powodu, dla którego coś pojawiło się w niewłaściwym dniu.

Podobnie działa dodawanie głosowe. To przydatne, kiedy mam zajęte ręce albo nagle przypomnę sobie o sprawie podczas spaceru. Głosowe dodanie traktuję jednak jako szybki zrzut myśli, a nie pełne planowanie. Gdy mam spokojną chwilę, poprawiam nazwę, dopisuję szczegóły i sprawdzam termin. Najlepszy system nie jest tym, który zbiera najwięcej zadań, tylko tym, który pomaga wybrać właściwe następne działanie.

Reklamy

Nie każdemu odpowiada również sama idea wielu poziomów organizacji. Projekty, sekcje, etykiety i priorytety dają dużo swobody, lecz na początku mogą wyglądać jak dodatkowa praca administracyjna. Ja zaczynam od kilku projektów odpowiadających realnym obszarom życia, a dopiero później dodaję kolejne oznaczenia. Jeśli od razu utworzę osobną strukturę dla każdego rodzaju sprawy, więcej czasu spędzę na sortowaniu niż na pracy.

Jak ustawić aplikację bez budowania skomplikowanego systemu

Po instalacji najpierw tworzę projekty, które odpowiadają miejscom, w których naprawdę wykonuję zadania. Mogą to być praca, dom, sprawy osobiste i konkretny większy projekt. Nie zaczynam od tworzenia kilkudziesięciu list. Todoist jest najbardziej przejrzysty, gdy każda lista ma własny sens, a nie jest tylko kolejnym pojemnikiem na przypadkowe wpisy.

Zajrzyj na naszego bloga

Następnie ustalam, kiedy używam terminów, a kiedy priorytetów. Termin oznacza dla mnie, że zadanie powinno wydarzyć się danego dnia. Priorytet mówi natomiast, jak ważne jest ono na tle innych rzeczy. Te informacje nie powinny zastępować się nawzajem. Jeśli każda sprawa dostanie najwyższy priorytet, oznaczenia przestaną pomagać. Jeśli każda otrzyma konkretną datę, kalendarz szybko stanie się przeładowany.

Dobrym testem jest wpisanie kilku zadań z normalnego dnia. Na przykład rano dodaję „wysłać korektę dokumentu”, „kupić filtr do dzbanka” i „sprawdzić wiadomość od administracji”. Pierwsze zadanie może mieć konkretny termin, drugie może trafić do listy spraw domowych, a trzecie powinno dostać priorytet tylko wtedy, gdy rzeczywiście wymaga szybkiej reakcji. Taki próbny zestaw pokazuje, czy moja struktura pomaga, czy tylko wygląda porządnie.

W przypadku zadań powtarzalnych warto od razu zapisać regułę zamiast tworzyć kolejne kopie. Dotyczy to między innymi cotygodniowego przeglądu, opłacania rachunków czy przygotowania materiałów na regularne spotkanie. Najważniejsza wskazówka jest praktyczna: nie ustawiam powtarzalności dla zadania, które wykonuję nieregularnie. W przeciwnym razie lista zaczyna przypominać o obowiązku nawet wtedy, gdy nie ma on zastosowania.

Todoist działa na Androidzie od wersji 8.0, więc przed instalacją sprawdzam zgodność urządzenia. Samo uruchomienie jest proste, ale późniejsza wygoda zależy od tego, czy konto i synchronizacja działają tak, jak oczekuję. Gdy zadanie dodane na jednym urządzeniu nie pojawia się od razu na innym, nie zakładam od razu utraty danych. Najpierw sprawdzam połączenie, odświeżam widok i upewniam się, że korzystam z tego samego konta.

Część funkcji dostępnych w płatnym modelu można omyłkowo uznać za konieczną już na początku. Ja najpierw testuję darmową wersję na własnym, małym zestawie zadań. Cena aplikacji to bezpłatny start, natomiast zakupy w aplikacji przy rozliczeniu przez Play mieszczą się w zakresie od 2,99 zł do 228,00 zł. Przed decyzją o płatności sprawdzam, czy konkretne rozszerzenia odpowiadają mojemu sposobowi pracy, zamiast kupować je tylko dlatego, że są widoczne w ustawieniach.

Codzienny obieg zadań, który nie rozpada się po tygodniu

Najlepiej sprawdza mi się prosty rytm. Wszystko, co pojawia się nagle, trafia najpierw do Todoist bez długiego zastanawiania. Później, raz lub dwa razy dziennie, przeglądam nowe wpisy i decyduję, czy są zadaniem, projektem, przypomnieniem, czy może informacją, której nie powinienem przechowywać na liście. Ten drugi krok jest kluczowy, bo sama aplikacja nie odróżni ważnej czynności od luźnego pomysłu.

Przykładowo, podczas pracy przypominam sobie, że trzeba umówić przegląd roweru. Dodaję krótkie zadanie, bez przerywania aktualnego zajęcia. Wieczorem dopisuję, że chodzi o telefon do serwisu, i ustawiam odpowiedni dzień. Jeśli termin nie ma znaczenia, zostawiam sprawę w projekcie domowym. Dzięki temu nie tracę koncentracji, a jednocześnie nie muszę polegać na pamięci.

Przy większych zadaniach używam podzadań oszczędnie. Są przydatne, gdy główny punkt ma kilka oczywistych etapów, na przykład przygotowanie wyjazdu albo zamknięcie konkretnego projektu. Nie tworzę jednak podzadań dla każdej drobnej czynności. Zbyt rozbudowana hierarchia może sprawić, że wykonanie prostego zadania będzie wymagało przeklikiwania się przez kilka poziomów.

Przydatnym, mniej oczywistym sposobem pracy jest korzystanie z etykiet jako oznaczeń kontekstu, a nie tematu. Zamiast tworzyć osobną listę dla każdego miejsca, mogę oznaczyć zadania związane z telefonem, komputerem, zakupami lub oczekiwaniem na odpowiedź. Potem łatwiej wybrać sprawy możliwe do wykonania w danej chwili. To działa szczególnie dobrze, gdy mam krótką przerwę i nie chcę przeglądać całej listy.

W pracy zespołowej ważne jest rozdzielenie odpowiedzialności. Samo wpisanie zadania w projekt nie oznacza jeszcze, że druga osoba wie, co ma zrobić. Przed przypisaniem sprawdzam, czy nazwa opisuje rezultat, a nie ogólny temat. „Przygotować materiały” jest niejasne, natomiast „zebrać trzy pliki do prezentacji” daje znacznie lepszy punkt odniesienia. Todoist pomaga przechowywać wspólny plan, ale jasność poleceń nadal zależy ode mnie.

Jeżeli korzystam z aplikacji jako kalendarza zadań, nie traktuję widoku dnia jak sztywnego harmonogramu spotkań. Zadanie może zająć mniej lub więcej czasu, dlatego zostawiam margines na rzeczy nieprzewidziane. W przeciwnym razie każde przesunięcie tworzy wrażenie awarii systemu, choć problemem jest zbyt ambitne planowanie.

Co zrobić, gdy lista zaczyna żyć własnym życiem

Najczęstszy kryzys nie polega na tym, że Todoist przestaje działać, lecz na tym, że lista staje się zbyt długa. W takiej sytuacji nie zaczynam od kasowania wszystkiego. Najpierw przeglądam zadania bez terminów i sprawdzam, czy nadal są aktualne. Część przenoszę do właściwych projektów, część rozbijam na mniejsze działania, a te, które straciły znaczenie, usuwam.

Gdy zaległe terminy narastają, masowe przesuwanie ich na kolejny dzień zwykle tylko przesuwa problem. Lepiej wybrać kilka rzeczy naprawdę ważnych, zaplanować je realistycznie, a resztę zostawić bez daty do późniejszego przeglądu. To jeden z powodów, dla których nie wpisuję do kalendarza wszystkich obowiązków. Data powinna pomagać podjąć decyzję, nie produkować wyrzuty sumienia.

W przypadku zadań powtarzalnych sprawdzam, czy reguła nadal odpowiada rzeczywistości. Jeśli coś miało być robione co tydzień, ale w praktyce odbywa się tylko wtedy, gdy zachodzi konkretna potrzeba, zmieniam sposób zapisu. W przeciwnym razie aplikacja będzie regularnie tworzyć poczucie zaległości, mimo że to ustawienie jest nieaktualne.

Przy problemach z synchronizacją zaczynam od najprostszych czynności: sprawdzam połączenie, zamykam i ponownie otwieram aplikację, odświeżam listę oraz weryfikuję konto. Nie tworzę od razu drugiej kopii tego samego zadania, bo później trudniej ustalić, która wersja jest właściwa. Jeśli pracuję na kilku urządzeniach, daję systemowi chwilę na zsynchronizowanie zmian przed kolejną edycją.

Warto też pamiętać, że opóźnienie powiadomienia nie zawsze oznacza błąd samej aplikacji. System telefonu może ograniczać aktywność aplikacji w tle, tryb oszczędzania energii może wpływać na działanie przypomnień, a wyciszenie urządzenia może sprawić, że komunikat pozostanie niezauważony. Dlatego przy ważnym zadaniu sprawdzam również ustawienia telefonu i sposób, w jaki urządzenie obsługuje powiadomienia.

Kiedy problem leży poza Todoist

Niektóre rozczarowania wynikają z pomieszania różnych narzędzi. Todoist dobrze porządkuje zadania, ale nie zastępuje pełnego kalendarza spotkań, rozbudowanego systemu dokumentacji ani komunikatora zespołowego. Jeśli potrzebuję przechowywać długie materiały, prowadzić szczegółową bazę wiedzy lub śledzić złożone zależności między plikami, sama lista zadań może być niewystarczająca.

Nie poleciłbym tej aplikacji osobie, która chce wyłącznie bardzo prostego, jednorazowego notatnika. W takim przypadku projekty, terminy i etykiety mogą być zbędnym obciążeniem. Z drugiej strony użytkownik, który potrzebuje dużej kontroli nad zadaniami, doceni możliwość stopniowego rozwijania systemu bez konieczności zaczynania od skomplikowanego szablonu.

Osoby pracujące wyłącznie wizualnie mogą preferować narzędzie oparte przede wszystkim na tablicach i kartach. Todoist pokazuje zadania w sposób bardziej listowy, dlatego świetnie pasuje do pracy sekwencyjnej, ale nie każdemu zastąpi tablicę kanban. Jeśli głównym problemem jest śledzenie etapów wielu elementów przesuwanych między kolumnami, inny typ aplikacji może być wygodniejszy.

Podobnie wygląda kwestia zespołów. Todoist pomaga przypisać zadania i utrzymać wspólny porządek, lecz nie rozwiązuje sam z siebie problemu komunikacji. Przy dużej liczbie komentarzy, zmian decyzji i załączników potrzebne może być dodatkowe miejsce do rozmów. Najlepiej traktować go jako warstwę odpowiedzialności i terminów, a nie jako pełny zamiennik wszystkich narzędzi używanych w pracy.

Moja ocena po sprawdzeniu najważniejszych scenariuszy

Todoist ma średnią ocenę 4,6 przy około 296 tysiącach ocen, a liczba instalacji przekroczyła 10 milionów. Te liczby pasują do mojego wrażenia: to dojrzała i szeroko używana aplikacja, ale jej popularność nie oznacza, że każdy powinien korzystać z niej w identyczny sposób. Największą wartość daje wtedy, gdy użytkownik chce regularnie porządkować zobowiązania, a nie tylko sporadycznie zapisać krótką listę zakupów.

Doceniam szybkość dodawania zadań, elastyczne projekty, możliwość pracy z terminami i sensowne wykorzystanie oznaczeń kontekstu. Szczególnie przydatne jest dla mnie rozdzielenie szybkiego zapisu od późniejszego planowania. Dzięki temu aplikacja nie zmusza mnie do zatrzymywania się za każdym razem, gdy pojawia się nowa sprawa.

Największe tarcie pojawia się wtedy, gdy próbuję zbudować zbyt idealny system. Todoist daje wiele sposobów porządkowania, ale każdy dodatkowy poziom wymaga późniejszego utrzymania. Moja rada brzmi więc: zacząć od kilku projektów, ograniczyć liczbę priorytetów, ostrożnie używać terminów i dopiero po tygodniu ocenić, czego naprawdę brakuje.

Aplikacja jest bezpłatna, ma oznaczenie PEGI 3 i działa na urządzeniach z Androidem od wersji 8.0. Została wydana 18 listopada 2012 roku, co dobrze pokazuje, że nie jest świeżym eksperymentem, lecz narzędziem rozwijanym przez dłuższy czas. Dla mnie to dobry wybór do osobistego planowania, nauki, domowych obowiązków oraz zespołowych list pracy, o ile nie oczekuję od niej zastąpienia kalendarza, komunikatora i bazy dokumentów naraz.

Moja rekomendacja jest pozytywna, ale warunkowa: warto zacząć od małego, realnego przepływu zadań i sprawdzić, czy aplikacja pomaga podejmować decyzje, a nie tylko gromadzić obowiązki. Jeśli po kilku dniach lista staje się czytelniejsza, Todoist może zostać jednym z tych narzędzi, do których wraca się automatycznie. Jeśli natomiast samo sortowanie zaczyna zabierać więcej energii niż wykonywanie pracy, lepiej uprościć strukturę albo wybrać prostszą listę.